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POP: PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO E SUA IMPORTÂNCIA

         Você com certeza já ouviu falar sobre Procedimento Operacional Padrão (POP), mas você sabe realmente o que isso significa e o tamanho da sua importância? Bom, continue lendo que explicaremos melhor. O Procedimento Operacional Padrão é um documento que como o próprio nome sugere, tem como objetivo, padronizar as operações de rotina dentro de uma empresa. Desse modo, o procedimento padrão busca otimizar e aperfeiçoar sempre com qualidade a produção da sua empresa.

                                Os procedimentos padrões são específicos para cada empresa e para cada setor dentro de uma mesma empresa, então pouco importa se a sua empresa é micro, pequena ou grande porte, a melhor maneira de elaborar e aplicar os documentos de procedimento padrão é dividindo-os em setores e atividades específicas de cada área, buscando sempre a assertividade e clareza nas operações. Segue abaixo alguns pontos relevantes para o bom funcionamento do POP:

                               Não deve ser copiado POP’s de outras áreas ou empresas, porque isso diminui a efetividade e aumenta a chance de erros;

Se não for escrito de forma clara e correta, aumenta a chance de dupla interpretação;

                                Devem ser revistos e atualizados de forma periódica;

Até o documento mais bem escrito falha se não for seguido;

                                O modelo de POP varia e isso depende da complexidade da tarefa exigida, os mais comuns são em forma de checklist e fluxograma.

Aqui segue um exemplo bem básico de um fluxograma de processo que exige algumas tomadas de decisão e como prosseguir:

                               Vale ressaltar que a elaboração de procedimentos padrões varia de empresa para empresa, da complexidade das tarefas e tomadas de decisão, procedimento simples, sem tomadas de decisão podem ser contemplados com uma tabela de checklist facilmente.

                                Os benefícios do POP

        “Onde não há padrão, não pode haver melhoria” (Taiichi Ohno)

                           Como dito anteriormente, o principal objetivo do procedimento operacional padrão é criar um ambiente de trabalho padronizado e assim, buscar sua otimização. A frase citada acima é do engenheiro e principal responsável pela criação do Sistema Toyota de Produção. Dessa forma, pode-se concluir que somente através da padronização é possível destacar pontos que devem ser melhorados e pontos que não demandam tantos esforços, otimizando tempo e aumentando a produção.

Além do principal objetivo do procedimento padrão já citado, o documento pode oferecer diversos outros benefícios para a empresa, como: diminuir o risco de acidentes, evitar falhas de comunicação, facilitar o treinamento de novos funcionários e colaboradores, garantir a fluidez do trabalho, reduzir variação e garantir qualidade nos entregáveis, entre muitos outros que tornam fundamental ter um POP consolidado dentro do seu negócio.

Como Elaborar um POP

Na hora de elaborar um procedimento operacional padrão tenha em sua cabeça que o documento servirá como instruções e passos que devem ser seguidos por uma ou mais pessoas, por isso a linguagem deve ser clara e objetiva, sem margem para ambiguidades. Assim, uma dica importante é pensar no POP como uma receita de bolo, a qual possui instruções claras que levam a preparação de um bolo perfeito mesmo que a pessoa nunca tenha preparado um bolo antes, se não forem claras o suficiente a pessoa irá se perder e o bolo não vai sair como desejado.

Ou seja, para aumentar a efetividade desses procedimentos é essencial que a pessoa ou time que vai realizar as tarefas participe da elaboração dos documentos e revisado pelo gestor da área. Além disso, é importante que um terceiro teste esses procedimentos e dê feedbacks após a realização dos procedimentos padrão, garantindo assim, a aplicabilidade do mesmo por pessoas sem supervisão e que não participaram da sua elaboração, afinal um dos objetivos é a fluidez do trabalho com um mesmo padrão.

Como o documento busca a padronização do trabalho, ele em si também deve seguir um padrão e é necessário conter as seguintes informações:

·         Setor da atividade;

·         Nome da atividade;

·         Objetivo;

·         Local de aplicação;

·         Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis;

·         Data de elaboração;

·         Nome do gestor que elaborou.

Após elaborado os procedimentos, o gestor deve se atentar as atualizações, arquivar documentos antigos e garantir que os colaboradores estejam seguindo-os de forma correta e que tenham acesso somente aos procedimentos mais atualizados, para que não ocorra um desentendimento indesejado.

Como podemos ajudar

Esperamos que essa breve explicação da importância de um procedimento padrão tenha te ajudado de alguma forma, mas como podemos te ajudar de fato? A JCMacedo Consultoria Empresarial através de seu Plano de implantação do Sistema de Qualidade presta serviços de consultoria em diversos ramos da indústria de transformação. Assim, um dos nossos serviços é o Mapeamento de Processos, cuja principal finalidade é a elaboração de fluxogramas dos principais processos da empresa e atividades dos funcionários. Esse serviço auxilia na elaboração das POP’s e também ajuda a identificar perdas indesejadas e pontos de otimização na produção. Entre em contato conosco se tiver interesse nesse ou em demais serviços, ficaremos felizes em atendê-lo!